Міністерство
внутрішніх справ України
01601, Київ, вул. Академіка Богомольця, 10
повернутись 
Наказ МВС від 27.07.2012 №650 "Про затвердження Інструкції з оформлення документів у системі МВС України"
30.07.2012

МІНІСТЕРСТВО ВНУТРІШНІХ СПРАВ УКРАЇНИ

 

 

НАКАЗ

 

 

27.07.2012                                           м. Київ                                               № 650

 

 

 

Про   затвердження   Інструкції   з

оформлення документів у системі

МВС України

 

 

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011       № 1242 „Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади” та з метою вдосконалення документального забезпечення діяльності органів і підрозділів внутрішніх справ, підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління МВС України, дотримання єдиних вимог до оформлення документів    

 

НАКАЗУЮ:

 

1. Затвердити Інструкцію з оформлення документів у системі Міністерства внутрішніх справ України, що додається.

2. Керівникам структурних підрозділів апарату Міністерства внутрішніх справ України, органів і підрозділів внутрішніх справ, підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління МВС України:

2.1. Організувати вивчення в системі службової підготовки та неухильне дотримання вимог цього наказу працівниками.

2.2. Виключити випадки оформлення службових документів з порушенням вимог зазначеної Інструкції.

3. Контроль   за   виконанням   цього   наказу   покласти   на   заступника Міністра – керівника апарату  генерал-полковника міліції Лекаря С.І.

4. Наказ оголосити особам рядового та начальницького складу органів і підрозділів внутрішніх справ, працівникам підприємств, установ та організацій системи МВС України.

5. Визнати таким, що втратив чинність, наказ МВС від 20.01.2004 № 55.

 

Т.в.о. Міністра

генерал-лейтенант міліції                                                                    С.П. Черних

 

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ МВС

 

 

 

 

ІНСТРУКЦІЯ

з оформлення документів у системі

Міністерства внутрішніх справ України*

 

 

1. Загальні положення

 

Вимоги цієї Інструкції поширюються на організаційно-розпорядчі документи (далі – документи) –  накази,  доручення, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, які створюються в результаті діяльності органів і підрозділів внутрішніх справ, навчальних закладів, науково-дослідних установ, підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління МВС**.  

Інструкція встановлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлення документів; вимоги до документів, які виготовляють за допомогою друкувальних засобів.

Вимоги щодо оформлення реквізитів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації.

Ця Інструкція не поширюється на документи, що підлягають державній реєстрації в Міністерстві юстиції України, а також на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів***.

 

 

2. Вимоги до змісту та розташування реквізитів документів

 

2.1. Зображення Державного Герба України на бланках з кутовим розташуванням реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів – у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота – 17 мм, ширина – 12 мм.

 

2.2. Зображення емблеми організації відповідно до ДСТУ 4163-2003 „Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” розміщують з лівого боку від назви органу внутрішніх справ. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщують зображення Державного Герба України.

 

2.3. Зображення нагород відтворюють на бланках документів  відповідно до законодавства і розміщують на лівому березі бланка на рівні назви організації та назви структурного підрозділу організації.

 

2.4. Код організації проставляють за ЄДРПОУ* після довідкових даних про організацію.

 

2.5. Код форми документа (якщо він є) проставляють згідно з ДК 010 – 99 (Державний класифікатор управлінської документації – ДКУД) вище назви виду документа.

 

2.6. Назву міністерства, організації вищого рівня зазначають скорочено, а за відсутності офіційно зареєстрованого скорочення – повністю. Друкується назва великими літерами 16 кегля**, напівжирним шрифтом                    (у комп’ютері –  Ж”).

 

2.7. Назва організації - автора документа повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли вона офіційно зафіксована в положенні (статуті) про організацію, і подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі. Друкується назва великими літерами 16 кегля, напівжирним шрифтом.

 

2.8. Назву структурного підрозділу організації зазначають тоді, коли  цей підрозділ – автор документа, і розміщують нижче назви організації. Друкується назва великими літерами 16 кегля, напівжирним шрифтом.

 

2.9. Довідкові дані про організацію містять поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо), які розміщують нижче її назви або назви структурного підрозділу.

 

2.10. Назву виду документа: наказ,  рішення, інструкція, доручення тощо – зазначають на кожному документі, за винятком листів (вона повинна відповідати переліку форм, які використовують в організації), і друкують великими літерами 16 кегля, напівжирним шрифтом; крапку в кінці назви документа не ставлять. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010-99 – Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД), затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 31.12.1998 № 1024,  та тих, що відповідають організаційно-правовому статусу організації. Якщо документ рукописний, назву пишуть з великої літери без крапки після реквізиту.

 

2.11. Дата документа – це дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації. На документах, підготовлених спільно кількома організаціями, їхньою датою вважається дата підписання останньою організацією. Датою   рішення колегії (наради) органу є дата його підписання головою колегії.

Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка  в кінці не ставиться. Елементи дати зображують арабськими цифрами в один рядок у послідовності: день, місяць, рік (23.10.2011).

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості  фінансового характеру,  застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дати з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 вересня 2011 року. Дозволяється вживати слово „рік” у скороченому варіанті „р.”, наприклад:      03 червня 2011 р.

Дату документа ставлять нижче назви його виду поряд з реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці в бланку.

Якщо документ складено не на бланку,  його дата проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує, нижче підпису ліворуч.

Дату видання спільного наказу   проставляє  останнім головний розробник (на бланку розміщується першим).

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

 

2.12. Реєстраційний індекс документа складається з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням органу індексом справи за номенклатурою, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

Якщо документ підготували два чи більше органів, то реєстраційний індекс складають з реєстраційних індексів кожного з них і проставляють через правобічну похилу риску згідно з послідовністю підписів його авторів.

Для документів, підписаних Міністром, першим заступником Міністра, заступниками Міністра додатково до реєстраційного індексу через правобічну похилу риску проставляється індекс, який складається з двох приголосних літер, завчасно погоджених керівництвом Управління документального забезпечення з Міністром, першим заступником Міністра, заступниками Міністра ( наприклад, Панов – Пн).

2.13. Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь, розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу в  спеціально відведеному місці. 

 

2.14. Місце укладання або видання документа зазначають у всіх документах,  крім листів, у яких ці відомості визначають з реквізиту. Довідкові дані про організацію розміщують на рівні або нижче дати документа і реєстраційного індексу документа.

 

2.15. Гриф обмеження доступу до документа проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці на відстані 104 мм від межі лівого берега документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок  діловодства з документами, що містять інформацію з обмеженим  доступом. Друкується гриф шрифтом 12 кегля, наприклад:

 

                    Для службового користування

                                                                                                 Прим. № 1

 

Номер примірника може проставлятися під час друку документа або безпосередньо під час реєстрації.

 

2.16. Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. Реквізит „Адресат” розміщується на відстані 92 мм від межі лівого берега документа. До реквізиту „Адресат” можуть входити такі складові: назва організації, структурний підрозділ, посадова особа (посада, звання, прізвище й ініціали), поштова адреса. 

 

2.16.1. Назву організації, її структурного підрозділу пишуть у називному відмінку, наприклад:

Міністерство юстиції України

Центр правової реформи і законопроектних робіт

 

2.16.2. Реквізит „Адресат” у  документах, що надсилаються    Президентові України, Главі Адміністрації Президента України; Прем’єр-міністрові України та членам Кабінету Міністрів України; Голові Верховної Ради України, його заступникам, головам комітетів, комісій Верховної Ради України, Уповноваженому Верховної Ради України з прав людини; Голові Конституційного Суду України; Голові Верховного Суду України; Голові Вищого спеціалізованого суду України з розгляду цивільних і кримінальних справ, Голові Вищого господарського суду України, Голові Вищого адміністративного суду України; Генеральному прокуророві України; Голові Служби безпеки України; Секретареві Ради національної безпеки і оборони України; Голові Рахункової палати України; Голові Служби зовнішньої розвідки України; Голові Центральної виборчої комісії; начальникові Управління державної охорони України; керівникам центральних органів виконавчої влади, у тому числі зі спеціальним статусом; головам обласних рад та обласних державних адміністрацій; керівникам правоохоронних органів іноземних держав та головам дипломатичних представництв в Україні,  друкується напівжирним шрифтом, а прізвище та ініціали – великими літерами, наприклад:

 

Голові Верховної Ради України

ЛИТВИНУ В.М.

 

 

2.16.3. Якщо документ надсилається керівникові структурного підрозділу Міністерства, зазначається посада адресата, його прізвище й ініціали, звання в давальному відмінку, наприклад:

 

Начальнику* Департаменту кадрового забезпечення   полковникові міліції

Ткаченку О.П.

 

2.16.4. У разі коли  документ адресується кільком однорідним організаціям адресати зазначають узагальнено, наприклад:

 

Начальникам ГУМВС, УМВС  України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та  Севастополі,   на транспорті, ректорам вищих навчальних закладів та керівникам науково-дослідних установ

 

2.16.5. До складу реквізиту „Адресат” може входити також поштова адреса, наприклад:

 

Верховна Рада України

Комітет з питань правової політики

вул. Садова,  3-А, м. Київ  

 

На документах, які надсилають постійним кореспондентам, поштову адресу   не зазначають, а пишуть лише на конвертах.

За потреби в реквізиті Адресат” зазначають наукове звання (чи посаду), наприклад:

 

Ректорові

Національної академії

внутрішніх справ  

генерал-лейтенанту міліції

професорові

Кузьменку В.І.

 

2.16.6. У разі надсилання документів фізичній особі прізвище, ім’я та по батькові (або ініціали) адресата зазначають у називному відмінку і друкують  напівжирним шрифтом 14 кегля. Поштову адресу  друкують звичайним шрифтом 14 кегля, наприклад:

 

Шевченко Сергій Вікторович

вул. Грушевського, 20, кв. 15,

м. Київ, 01024

 

2.16.7. У разі адресування документів іноземним кореспондентам (за межі країни) спочатку пишуть ініціали та прізвище або навпаки, а потім – посаду, найменування організації та її поштову адресу в такій послідовності: номер поштової скриньки, номер будинку, назва вулиці, поштовий індекс, назва міста, назва країни, наприклад:

 

Mr. R. Kearsley

The Director of the Department of Computer Engineering and Mathematics

Chicago University

Box 36. 12 Park Lane

Chicago, USA

 

2.16.8. Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово „копія” перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі більшої кількості адресатів складається список для розсилання, а на кожному примірнику документа зазначається лише один адресат, який друкується   напівжирним шрифтом 14 кегля.

 

2.17. Особливий спосіб введення документа в дію – це його затвердження. Документ, що підлягає затвердженню, набирає чинності тільки з моменту його затвердження відповідними керівниками установ, органів або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у ньому.

 

2.17.1. Затвердження документа здійснюється двома способами: проставлянням  грифа затвердження (додаток 2) або виданням відповідного розпорядчого документа (наказу).  

Нормативно-правові акти   затверджуються розпорядчими документами – наказами.

 

2.17.2. Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, то гриф затвердження складається з таких елементів: слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, спеціального звання, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка його затвердила, дати затвердження, наприклад:

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник відділу у справах неповнолітніх

майор міліції

(підпис)                          М.Г.Нечипорук

22.10.2011

 

2.17.3. У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

 

2.17.4. Якщо документ затверджено   наказом, то до складу грифа затвердження входять: слово ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назва в називному відмінку, дата і номер документа, наприклад:

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства внутрішніх справ України

22.09.2011 № 1079

 

2.17.5. Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа на відстані 104 мм від межі лівого берега  документа.

 

2.18. Резолюція – це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція  складається з таких елементів: прізвище, ініціали виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст  доручення, термін  виконання, особистий підпис  керівника,   дата.

Резолюцію слід ставити безпосередньо на документі, нижче реквізиту „Адресат”, паралельно до основного тексту (чи під кутом 45°) або на вільному місці лицьового боку першого аркуша, але не на березі, призначеному для підшивання, наприклад:

 

 

Буняку Л.К.

Тершовчину Т.І.

Прошу підготувати узгоджені пропозиції.

Доповісти до 25.09.2011.

Контроль.

 

 

22.09.2011                 (підпис)                    О.М.Зайчук

 

Якщо на документі немає такого місця, дозволяється оформляти резолюцію на окремому аркуші або спеціальному бланку.

Виконавців може бути декілька.  Відповідальною за виконання документа є особа, зазначена в резолюції першою або визначена керівником, який вчиняє резолюцію. У такому разі напроти прізвища основного виконавця проставляється відмітка „відп.”.

 

2.19. Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з його назвою  і містити короткий виклад основного змісту тексту.

 

2.19.1. Текст реквізиту Заголовок” розміщують прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від межі лівого берега) способом з лівого боку бланка під датою документа.

 

2.19.2. Заголовок відділяється від попереднього реквізиту трьома міжрядковими інтервалами, друкується звичайним шрифтом 12 кегля, з великої літери, без абзацного відступу від лівого берега аркуша паперу,  формується за допомогою віддієслівного іменника і відповідає на питання про що?”,  „кого”,  чого?”. Наприклад: наказ (про що?) про створення органу, протокол (чого?) засідання експертної комісії. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

 

2.19.3. Якщо документ укладено на основі уніфікованої форми, постійну частину заголовка, що входить до назви форми, доповнюють змінною інформацією, яка конкретизує його зміст.

 

2.19.4. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка та друкувати через один міжрядковий інтервал.

2.19.5. Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого берега. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

 

2.20. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою „К”, словом або  штампом „Контроль” на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.

У разі необхідності повернення документа установі-авторові або фізичній особі відмітка про взяття на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.

 

2.21. Текст документа містить інформацію, заради якої його створено, і викладається грамотно, стисло, зрозуміло, без повторів. Під час складання документів уживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до нього.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині – висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, у якій обґрунтовується позиція установи.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти в тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти – арабськими цифрами з дужкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

 

2.21.1. На персональному комп’ютері документи, як правило, набирають і роздруковують у текстовому редакторі Word (шрифт Times New Roman) з такими параметрами: формат аркуша – А4; розмір шрифту основного тексту – 14 кегль; абзацний відступ – 1,25 см; міжрядковий інтервал – одинарний; вирівнювання тексту – по ширині. Опцію „Автоматична розстановка переносів” не використовують.

 

2.21.2. Якщо текст має вигляд анкети, то назви ознак передають іменником у називному відмінку або словосполученнями з дієсловом другої особи множини теперішнього або минулого часу („були”, „перебували”, „маєте”, „володієте”). Характеристики, передані словесно, необхідно граматично узгоджувати з назвами ознак.

 

2.21.3. Таблична форма документа використовується в разі викладення в цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки – з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої – якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменниками в називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення.

Якщо таблицю укладають більше ніж на одній сторінці,  її графи необхідно пронумерувати, а на наступних сторінках друкувати тільки їхні номери, а також у верхньому правому кутку – слова „Продовження додатка”. За необхідності, якщо граф багато, їх можна переносити на наступні сторінки.

 

 

 2.21.4. У розпорядчих документах  (наказ, доручення) форма викладу  тексту має бути від першої особи однини („наказую” – для наказу та „доручаю” – для  доручення).

2.21.5. У міжвідомчих і спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множини теперішнього   часу („НАКАЗУЄМО”).

 

2.21.6. Текст протоколу викладають від першої особи множини минулого часу („слухали”, „виступили”, „вирішили”).

 

2.21.7. У документах, що встановлюють права й обов’язки (положення, інструкція, правила), а також містять опис або оцінку фактів (акт, довідка), використовують форму викладу тексту від третьої особи однини або множини („відділ здійснює функції”, „до складу об’єднання входять”, „комісія встановила”).

 

2.21.8. У листах використовують такі форми викладу:

– від першої особи множини („просимо надіслати”, „надсилаємо на розгляд”);

– від першої особи однини („вважаю за необхідне”, „прошу виділити”);

– від третьої особи однини („Міністерство не заперечує”, „Міністерство вважає за можливе”).

 

2.21.9. Під час підготовки листа на ім’я посадової особи використовують звертання в кличному відмінку. Найчастіше вживають таку форму звертання:

Шановний Іване Петровичу!

 

 Звертаючись   до Президента України, уживають форму:

Вельмишановний Вікторе Федоровичу!

 

Звертання друкують вище реквізиту тексту на відстані двох міжрядкових інтервалів по центру аркуша паперу напівжирним  курсивом.

У кінці тексту ставиться крапка. Нижче останнього рядка тексту на відстані двох міжрядкових інтервалів з абзацу рівним напівжирним шрифтом друкують словосполучення „З повагою  (без коми), нижче якого з маленької літери від лівого берега розміщують реквізит „Підпис” (усе друкують  , напівжирним рівним шрифтом 14 кегля).

 

2.21.10.  Документи, призначені для використання в межах системи МВС, рекомендується укладати з двох боків аркуша паперу. Під час друкування документа на зворотному боці аркуша за допомогою комп’ютера  в меню „Параметри сторінки” необхідно включати  опцію „Дзеркальні поля”.

Документи, які виходять за межі установи,  укладаються на одному боці аркуша паперу.

Під час оформлення документів на двох і більше сторінках другу і наступні сторінки необхідно нумерувати.

Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова „сторінка” та розділових знаків.

 

 

2.22. Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа без абзацу, на відстані 2 - 4 міжрядкових інтервалів. Після слова „Додаток” („Додатки”) ставлять двокрапку.

 

2.22.1. Наявність додатків зазначається в основному або в супровідному документі в кінці тексту (вище підпису), де зазначається їх назва, кількість аркушів та кількість примірників, що додаються.

 

 

2.22.2. Додатки до документів слід оформлювати таким чином:  назва, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дата, відмітки про погодження, затвердження тощо.

 

2.22.3. Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на відповідний розпорядчий документ, його дату і номер. Цю відмітку проставляють у верхньому правому куті першого аркуша додатка, наприклад:

Додаток

до наказу МВС  

від 22.09.2011 № 1078

 

2.22.4. У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

 

2.22.5. Додатки до розпорядчих документів підписують керівники структурних підрозділів (органу) на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

 

2.22.6. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформлюються в такому порядку:

– якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітка про їх наявність оформлюється за такою формою:

 

Додаток: на 4 арк. у 2 прим.

– якщо додатків декілька, їх нумерують арабськими цифрами з крапкою;

– якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться в тексті, то їх необхідно назвати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному з них та кількості їх примірників, наприклад:

 

Додатки:      1. Довідка про виконання плану роботи Головного                                    штабу МВС   на II квартал 2012 року на 6 арк.

                      у 3 прим.                                            

                   2. Графік приймання громадян керівним складом МВС                                     України на вересень 2012 року на 2 арк. у 2 прим.

 

– якщо до документа долучається інший документ, що має додатки, то відмітку про його наявність оформлюють таким чином:

 

Додаток:   Експертний висновок державного експерта з питань                                             таємниць про ступінь секретності відомостей, що містяться                         в наказі МВС   від 05.07.2011 № 4, і додаток до                                           нього, усього на 22 арк. у 2 прим.

 

– якщо додатки зброшуровані (книги, журнали тощо), кількість аркушів не зазначається;

 

– за великої кількості додатків до них укладають опис, а в самому документі після тексту зазначається:

 

Додаток: відповідно до опису на _____ арк.

 

– якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про його наявність подають за формою:

 

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

 

2.22.7. Якщо у відправника не залишається жодного примірника додатка, то в супровідному листі зазначається: „Лише адресату”.

 

2.23. Службові документи підписують посадові особи. Підпис складається з назви посади, звання (за наявності), особистого підпису і його розшифрування (ініціали і прізвища), наприклад:

 

Начальник ГУМВС України

в Київській області

генерал-майор міліції           ______________________     В.Ю. Петренко

                                                   (підпис)

 

2.23.1. Якщо документ надруковано на бланку, то назва органу (структурного підрозділу) в назві посади керівника не зазначається, наприклад:

 

Начальник

генерал-лейтенант міліції  ______________________           В.С.Тютюнник

                                                   (підпис)

 

2.23.2. Розшифрування підпису в реквізиті „Підпис” необхідно друкувати на рівні останнього рядка назви посади, а якщо зазначається і спеціальне звання, то на його щаблі, вирівнюючи по правому берегу  документа. Назву посади вказують прапоровим способом. Розшифрування підпису (ініціали і прізвище) позначають без будь-яких дужок чи інших знаків. У всіх інших випадках  ініціали вживаються після прізвища. У розшифруванні підпису можливе використання одного ініціалу (імені), наприклад, у листах, вітальних адресах, листівках.

 

 

2.23.3. Документи, що надсилаються Міністерством до центральних органів виконавчої влади та адресовані  їх керівникам, підписує Міністр або особа, що виконує його обов’язки, а у виняткових випадках, за його дорученням, – перший заступник  чи заступники Міністра. В інших випадках такі документи підписує перший заступник та заступники Міністра відповідно до розподілу посадових обов’язків.

 

2.23.4. Документи,  адресовані іншим організаціям від імені Міністерства, підписує Міністр, перший заступник  чи заступники Міністра.

 

2.23.5. Перелік документів, проекти яких  готуються виключно за підписом Міністра, зазначено в  додатку  3.

 

2.23.6. Перелік документів, що готуються   за підписом Міністра або особи, яка виконує його обов’язки,  зазначено в  додатку  4.

 

2.23.7. Перелік документів, що готуються   за підписом першого заступника Міністра, заступника Міністра, зазначено в  додатку  5.

 

2.23.8. Перелік документів, що готуються   за підписом заступника Міністра – керівника апарату, зазначено в  додатку  6.

 

2.23.9. Перелік документів, що готуються   за підписом  керівників самостійних структурних підрозділів апарату Міністерства (департаментів, головних управлінь, управлінь) та їх заступників,  зазначено в  додатку  7.

 

2.23.10. Документи, адресовані   ГУМВС, УМВС, установам та організаціям органів внутрішніх справ, підписує Міністр, перший заступник  чи заступники Міністра, керівники структурних підрозділів Міністерства відповідно до їх компетенції. У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються його копії, засвідчені службою діловодства.

 

2.23.11. Документи ГУМВС, УМВС, міськрайлінорганів, інших підрозділів органів внутрішніх справ,   адресовані іншим  центральним органам виконавчої влади, підписує керівник або особа, яка його заміщає.

 

2.23.12. Якщо за зміст документа відповідають декілька осіб (акти, фінансові документи тощо), то його підписують усі ці особи (підписи розміщують один під одним відповідно до ієрархії посад).

 

2.23.13. У разі підписання документа кількома особами, що мають рівнозначні посади, підписи розміщують на одному рівні, наприклад:

 

В.о. Міністра юстиції України

(підпис)              (ініціали, прізвище)

В.о. Міністра фінансів України

(підпис)           (ініціали, прізвище)

 

2.23.14. Якщо документ підписують особи, які мають нерівнозначні посади, їх підписи розміщують один під одним  відповідно до  ієрархії,  наприклад:

 

Міністр юстиції України                  (підпис)             (ініціали, прізвище)

 

Начальник Департаменту               (підпис)             (ініціали, прізвище)

 

2.23.15. Під час укладання документів, підготовлених комісією, зазначають не посади осіб, а розподіл обов’язків у складі комісії, наприклад:

 

Голова комісії                                    (підпис)                (ініціали, прізвище)

Члени комісії:                                    (підпис)                (ініціали, прізвище)

                                               (підпис)                (ініціали, прізвище)

 

2.23.16. Якщо посадова особа, підпис якої заготовлено на проекті документа, відсутня, то документ підписує заступник або виконувач обов’язків. При цьому обов’язково зазначається фактична посада особи, яка підписала документ, її ініціали і прізвище (виправлення вносяться рукописним або машинописним способом, наприклад: „В.о.”, „Заст.”).

 

2.23.17. Не допускається підписувати документ з прийменником „За” або проставляти правобічну похилу риску. Як виняток, за відсутності голови колегії протокол та рішення колегії підписуються головуючим, наприклад:

 

 За голову колегії                           (підпис)                (ініціали, прізвище)

 

2.23.18. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

 

2.23.19. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.

 

2.24. Гриф погодження документа. Проекти документів погоджуються з посадовими особами органів, які відповідно до їх компетенції безпосередньо причетні до питань, що порушуються в проекті.

Погодження може здійснювати   посадова особа   апарату МВС, його структурних підрозділів (внутрішнє),   інші установи, підприємства, організації (зовнішнє).

 

2.24.1. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовими особами. Віза складається з найменування посади,  особистого підпису, ініціалів та прізвища особи, яка візує документ. 

Документи візуються чорнилом  чорного або синього кольору. Візування чорнилом іншого кольору (червоний, зелений, фіолетовий тощо) або олівцем забороняється.

 

 

Начальник Департаменту

(підпис) Ю.С. Калениченко

22.12.2011

        

         2.24.2. Відповіді на депутатські запити або депутатські звернення народних депутатів України за підписом Міністра візуються виконавцем, керівником служби виконавця, першим заступником Міністра або заступником Міністра чи заступником Міністра - керівником апарату, який координує та контролює діяльність останнього, літредактором та Управлінням юридичного забезпечення. Візи проставляються на лицьовому боці останнього аркуша копії відповіді. У разі відсутності для цього достатнього місця дозволяється проставляти візи на зворотному боці останнього аркуша копії відповіді.

          2.24.3. Відповіді на депутатський запит або депутатське звернення народного депутата України за підписом першого заступника Міністра, заступника Міністра, заступника Міністра - керівника апарату візуються виконавцем, керівником служби виконавця, літредактором та Управлінням юридичного забезпечення.

          2.24.4. Відповіді на депутатські запити або депутатські звернення народних депутатів України за підписом Міністра про продовження термінів розгляду візуються виконавцем, керівником служби виконавця, першим заступником Міністра або заступником Міністра чи заступником Міністра - керівником апарату, який координує та контролює діяльність останнього, та літредактором. Аналогічний порядок візування відповідей на депутатські запити або депутатські звернення народних депутатів України про продовження термінів розгляду застосовується при підписанні відповідей першим заступником Міністра, заступником Міністра та заступником Міністра - керівником апарату.

           2.24.5. Порядок візування відповідей на депутатські запити або депутатські звернення народних депутатів України за підписом начальників головних управлінь, управлінь МВС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі, на залізницях, структурних підрозділів апарату Міністерства, ректорів вищих навчальних закладів, керівників інших підрозділів, підпорядкованих МВС, визначається керівниками цих органів самостійно.

           2.24.6. Узагальнені та завізовані в установленому порядку проекти відповідей за підписом Міністра внутрішніх справ разом з матеріалами перевірки не пізніше двох днів до закінчення строку розгляду документа подаються до Служби Міністра для вивчення, доповіді Міністрові та їх підписання.

           2.24.7. У разі  коли   резолюцією Міністра визначено особисту доповідь виконавця про результати розгляду запиту або звернення народного депутата України, матеріали перевірки та проекти відповідей на запити або звернення  доповідаються Міністрові безпосередньо визначеним резолюцією виконавцем.

 

2.24.8. При узгодженні проектів наказів внутрішні візи розміщуються на зворотному боці останнього аркуша документа. Складові віз: назви посад та ініціали і прізвища керівництва Міністерства (що координують та контролюють діяльність відповідної служби), начальників: служби розробника, Головного штабу, Управління юридичного забезпечення, зацікавлених служб та літредактора, а також (за необхідності) Служби Міністра, Управління документального забезпечення, Департаменту внутрішнього аудиту (у випадку, якщо норми документа регулюють питання використання бюджетних коштів та/або державного майна, що надане в управління МВС), Департаменту внутрішньої безпеки (у разі розроблення документа з питань, що стосуються сфери дії Закону України „Про засади запобігання і протидії корупції”) тощо.

 

2.24.9. При візуванні доручень та інформаційних листів посадові особи, зазначені в підпункті 2.24.2, проставляють візи на лицьовому боці останнього аркуша документа. У разі відсутності для цього достатнього місця дозволяється проставляти візи на зворотному боці останнього аркуша документа.

 

2.24.10. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на ньому робиться відповідна відмітка за такою формою:

 

Начальник Департаменту (назва)

(підпис) (ініціали, прізвище)

Зауваження і пропозиції додаються.

(дата)

Про зауваження необхідно доповісти особі, яка підписала документ.

 

2.24.11. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту,

 

2.24.12. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

 

2.24.13. Якщо під час візування з’ясовується, що в підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.

 

2.24.14. Зовнішнє погодження проектів документів оформлюється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться   нижче реквізиту Підпис” на лицьовому боці його останнього аркуша прапоровим способом і включає в себе слово ПОГОДЖЕНО (без лапок). Друкується великими літерами 16 кегля, напівжирним шрифтом. До реквізиту входять: назва посади особи, з якою погоджують зміст (у тому числі назва органу), особистий підпис, ініціали, прізвище і дата погодження, наприклад:

 

ПОГОДЖЕНО

Заступник Міністра охорони здоров’я

 

(підпис)                                                        О.М.Зайчук

20.11.2011

 

2.24.15. Якщо документ погоджують особи, які мають рівнозначні посади, гриф  погодження  розміщують на одному рівні з реквізитом ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок) ліворуч, наприклад:

 

ПОГОДЖЕНО

Голова Служби безпеки України

(підпис)               (ініціали, прізвище)

(дата)

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр внутрішніх справ України

(підпис)               (ініціали, прізвище)

(дата)

 

2.24.16. Якщо документ погоджують з іншим органом листом, протоколом, наказом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:

 

ПОГОДЖЕНО

Наказ Міністерства юстиції України

22.09.2003 № 1155

 

2.24.17. Якщо зміст документа погоджують більш  ніж у трьох установах, укладається Аркуш погодження”, про що в  документі роблять відмітку на місці реквізиту Гриф погодження”, наприклад: Аркуш погодження додається”.

Аркуш погодження має таку форму:

 

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва документа

Назва посади

(підпис)               (ініціали, прізвище)

(дата)

Назва посади

(підпис)               (ініціали, прізвище)

(дата)

 

2.24.18. Зовнішнє погодження в разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:

з установами однакового рівня та іншими установами;

з громадськими організаціями;

з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;

з установами вищого рівня.

 

2.25. Відбиток печатки органу на документі засвідчує документ і права осіб, які його підписали.

 

2.25.1. Відбиток гербової печатки (із зображенням Державного Герба України) проставляють на тих документах, де його відтворення передбачено нормативними актами: на трудових книжках,  статутах, положеннях, договорах, посвідченнях, дорученнях, деяких фінансових і бухгалтерських документах, матеріалах, які виникли в процесі оперативно-розшукової та іншої спеціальної діяльності, тощо.

 

2.25.2. Відбиток печатки інших видів (з назвою відповідного органу, установи без зображення Державного Герба або гербову з написом „Для господарських і грошових документів”)  ставлять на довідках, що підтверджують трудову діяльність, місце роботи, заробітну плату тощо.

 

 

2.25.3. Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював не менше третини підпису особи та (за можливістю) останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

 

2.26. Відмітка про засвідчення копії документа має такі складові: словосполучення „Згідно з оригіналом ”, назву посади, звання, підпис особи, яка засвідчує копію, її ініціали і прізвище, дату засвідчення копії (проставляють нижче реквізиту „Підпис”).

 

 

Згідно з оригіналом

Директор Департаменту правової експертизи міжнародних договорів

Міністерства юстиції України              (підпис)           (ініціали, прізвище)

22.09.2011

 

2.26.1. Міністерство може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу Міністра, першого заступника Міністра, заступників Міністра або керівника структурного підрозділу.

Копії документів, крім тих, що мають гриф обмеження доступу, за запитами на інформацію фізичних та юридичних осіб видаються відповідно до вимог Закону України „Про доступ до публічної інформації”.

2.26.2. У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з  установою, а також під час формування особових справ працівників можуть виготовлятися копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв,  що засвідчуються печаткою).

2.26.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців. Копія документа повинна відповідати оригіналу.

 

2.27. Відомості про виконавця розміщують у нижньому лівому куті лицьового боку останнього аркуша документа 12 кегля. Складові реквізиту: прізвище і номер службового телефону,  наприклад:

 

Мартинюк 256 2329

 

2.28. Відмітку про виконання документа і направлення його до справи ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку його першого аркуша. Реквізит має такі складові: посилання на дату і номер документа про його виконання або стислу довідку щодо цього, слова „До справи”, номер справи, у якій його зберігатимуть, дату направлення його до справи, назву посади і підпис керівника підрозділу, наприклад:

 

До справи № 03-4

Відповідь надіслано 15.10.2003 за № 01-12/113

Заступник начальника Департаменту  (підпис)     (ініціали, прізвище)

15.10.2003

Відмітка „До справи” свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

Якщо документ не потребує підготовки відповіді, то виконавець готує для доповіді керівництву доповідну записку, довідку чи рапорт про результати розгляду документа або оформляє довідку на зворотному боці останнього аркуша документа.

 

2.29. Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім’я файла і місце його зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Її ставлять у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

 

2.30. Відмітку про надходження документа до організації (реєстраційний штамп) проставляють у правому куті нижнього берега лицьового боку його першого аркуша. На цьому штампі зазначається орган, підрозділ, до якого надійшов документ, дата його надходження (за потреби – і час надходження), реєстраційний номер, кількість аркушів, а також кількість додатків до нього. У разі надходження документа з інших органів внутрішніх справ, центральних органів виконавчої влади для ознайомлення з поверненням його відправникові штамп проставляють на зворотному боці його останнього аркуша.

 

2.31. Під час направлення розпорядчого документа (нормативно-правового акта) на державну реєстрацію паралельно із заголовком з правого боку під номером необхідно залишити вільне місце для запису про його державну реєстрацію – реквізит 32 (6 х 10 см).

 

3. Вимоги до бланків  і оформлення документів

 

3.1. Під час оформлення документів необхідно дотримуватися  вимог і правил згідно з Національним стандартом України ДСТУ 4163 – 2003 „Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”, затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 № 55, та цією Інструкцією, що забезпечує юридичну силу і дозволяє використовувати їх з довідковою й науково-історичною метою, а також створює передумови для машинного оброблення інформації.

3.2. Розпорядчий документ оформлюється на бланку, який повинен мати суворо визначений комплект реквізитів (складових елементів), порядковий номер, а також визначений порядок їх розміщення.

 

3.3. Для укладання службового документа використовують папір форматів A3 (297 мм х 420 мм), А4 (210 мм х 297 мм), А5 (148 мм x 210 мм), А6 (105 мм x 148 мм). При цьому не дозволяється користуватись папером довільного формату. Укладання відомостей, схем, графіків, діаграм, таблиць тощо допускається на папері інших форматів.

 

3.4. В органах внутрішніх справ бланки для листів та інших організаційно-розпорядчих документів виготовляють з кутовим або поздовжнім розміщенням реквізитів на білому папері вищої якості густиною не менше      80 г/м² фарбами насичених кольорів. Дозволено також виготовляти бланки за допомогою комп’ютерної техніки.

 

3.5. Бланки документів повинні мати такі береги: лівий – 30 мм, верхній та нижній – 20 мм, правий – 10 мм.

 

3.6. Замовляти виготовлення бланків з назвою органу (структурного підрозділу) друкарським способом мають право:

МВС України;

– ДМЗ, УДАІ, ДДСО, Укрбюро Інтерполу, ДДГІРФО, ГУВВ;

– ГУМВС, УМВС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та Севастополі,  на транспорті;

 – відомчі навчальні заклади, науково-дослідні установи;

– міські, районні, лінійні управління (відділи) внутрішніх справ;

– управління (відділи) Державної служби охорони при ГУМВС, УМВС України в Автономній Республіці Крим, областях, містах Києві та   Севастополі;

підприємства та організації, що належать до сфери управління МВС України.

Підпорядковані їм підрозділи користуються бланками вищих органів, де власну назву додруковують машинописним способом у спеціально виділеному  рядку або ставлять кутовий штамп.

Структурним підрозділам, не  зазначеним у п. 3.6, виготовлення бланків друкарським способом забороняється. 

 

3.7. На бланках із зображенням Державного Герба України друкують проекти документів, що подають на підпис Міністрові, першому заступникові і заступникам Міністра, начальникам і заступникам начальників ГУМВС, УМВС України в Автономній Республіці Крим,     областях, містах Києві та  Севастополі,    на транспорті, керівникам і заступникам керівників навчальних закладів, підприємств, установ і організацій, командувачу і заступникам командувача внутрішніх військ МВС.

 

3.8.  Структурні підрозділи МВС, управління та відділи ГУМВС, УМВС, інші органи і підрозділи, що мають право вести службове листування, користуються бланками без зображення Державного Герба України.

 

3.9. Листування між структурними підрозділами   апарату МВС, ГУМВС, УМВС і підпорядкованими їм органами здійснюється без використання бланків.

 

3.10. У разі підготовки документів від імені двох і більше міністерств, установ, органів тощо їх оформлюють без використання бланка.

 

3.11. Звертатися до громадських установ з приватних питань, викладених на бланках з назвою органу внутрішніх справ, забороняється.

 

3.12. Виготовлені друкарським способом номерні бланки з назвою органу внутрішніх справ, інші бланки суворої звітності обліковуються у відповідних журналах та зберігаються окремо від інших документів у металевих шафах. Зіпсовані бланки знищуються  в установленому порядку.

 

3.13. Установлено такі види бланків документів:

– бланки листів – кутовий із зображенням Державного Герба України, кутовий із зображенням емблеми організації та поздовжній;

– бланки листів для листування із закордонними кореспондентами*.

 

3.14. Документи повинні мати такі обов’язкові реквізити: назву організації, назву виду документа, дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа, відмітку про наявність додатків, підпис, гриф погодження документа, візи документа та відбиток печатки органу внутрішніх справ.

Якщо документ оформлено на двох і більше сторінках, відмітку про наявність додатків, підпис, гриф погодження документа, візи документа,  відбиток печатки органу внутрішніх справ, відмітку про засвідчення копії документа, прізвище виконавця і номер його телефону проставляють після тексту документа, а відмітку про виконання документа та направлення його до справи, відмітку про наявність документа в електронній формі, відмітку про надходження документа до організації – на нижньому березі першої сторінки документа.

 

3.15. Зображення Державного Герба України   розташовують над серединою назви Міністерства.

Назви Міністерства, структурного підрозділу апарату Міністерства, довідкові дані про організацію, назву виду документа, дату документа, реєстраційний індекс документа, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь у межах зон їхнього розташування, слід розміщувати такими способами:

– зцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалено від меж зони їхнього розташування);

– прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони їхнього розташування).

 

3.16. Виготовлені друкарським способом бланки з назвою органу внутрішніх справ обліковуються шляхом проставляння порядкових номерів  нумератором, друкарським або іншим способом (розташовують на нижньому березі його зворотного боку).

 

3.17. Документи виготовляють за допомогою комп’ютерної техніки (зразки подано в додатку 1).

 

3.18.  Реквізити документа (крім тексту) складаються з кількох рядків і друкуються через один міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів „Адресат”, „Гриф затвердження”,  „Гриф погодження” відокремлюються один від одного через 1,5   міжрядкового  інтервалу.

 

 

 

3.19. Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5 – 3 міжрядкових  інтервали.

 

3.20.   Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту „Текст”) дорівнює 73 мм (28 друкованих знаків).

 

3.21. Обмежувальні позначки для дати та реєстраційного індексу документа дорівнюють 40 мм.

 

3.22. За наявності кількох грифів  затвердження  і  погодження  їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від лівого берега аркуша документа (40 друкованих знаків або 104 мм).

 

3.23. На зворотному боці останнього аркуша кожного примірника надрукованого документа, знизу ліворуч, проставляють їх кількість та адресування (наприклад: 1 – на адресу, 2 – ДКР МВС, 3 – до справи, скорочена назва служби), прізвище виконавця, номер його телефону, дата, коли надруковано документ.

 

3.24. Вимоги та особливості оформлення документів, що містять службову інформацію, державну таємницю та/або мають гриф обмеження доступу, визначаються відповідними нормативно-правовими актами.

 

3.25. Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документів, що розробляються в системі МВС, покладається на  особу, яка підготувала документ.

 

 

 

Начальник Управління

юридичного забезпечення

МВС України                                                                               В.Г. Гуцу-Біденко

 

 

 

 

Додаток 26

до п. 7.1 Інструкції

 

ТЛУМАЧНИЙ СЛОВНИК ТЕРМІНІВ  ДІЛОВОДСТВА

 

Автобіографія – документ, в якому його автор подає опис свого життя

і діяльності.

Автограф – 1) власноручно написаний текст; 2)власноручний підпис, напис на книзі, фотографії і т. ін.

Автор документа (лат. auctor – творець, засновник) – установа, організація або посадова особа, що уклала документ.

Автореферат – стислий виклад автором своєї наукової праці.

Адреса (фр. adresse) – місце розташування установи, організації, підприємства, проживання особи; позначення такого місця.

Адресант (нім. Adressant – відправник листа) – установа, організація, підприємство, особа, які відправляють (надсилають) документ; відправник.

Адресат (нім. Adressat – одержувач листа) – установа, організація, підприємство, особа, яким надіслано документ; одержувач.

Акт застосування права документ, що приймає уповноважений компетентний орган держави після розгляду юридичної справи.

Акт перевірки – документ, що засвідчує результати перевірки відповідними державними органами дотримання встановлених чинним законодавством норм і правил, служить підставою для накладення санкцій на юридичних і фізичних осіб, що їх порушили.

Акт приймання–передачі – документ, що засвідчує факт завершення виконавцем робіт, передачу майна, документації тощо (необхідність укладання такого акта, як правило, визначають сторони угоди).

Акт юридичний – волевиявлення держави (її органів, посадових осіб), формально обов'язкове для виконання.

Акт громадянського стану – пов'язані з особою обставини, події, дії приватного життя, що започатковують, змінюють або припиняють її громадянський стан.

Акт органів виконавчої влади – юридична форма рішень органів виконавчої влади, що видають на підставі і для виконання Конституції, інших законів України,  через них реалізують функції і компетенцію цих органів.

Акт прокурорський – передбачена законом форма фіксації прийнятих прокурором рішень чи здійснюваних ним дій у процесі виконання покладених на нього функцій.

Акт слідчий – передбачені кримінально–процесуальним законодавством форми фіксації рішень слідчого або здійснених ним дій під час порушення і розслідування кримінальної справи.

Акт судовий – вид установленого процесуальним законодавством юридичного документа, що засвідчують той чи інший факт судового провадження.

Анкета (фр. enquete – розслідування) – 1) тип тексту документа, в якому складники розташовано вертикально у вигляді запитань, виражених словом чи словосполученням, і відповідей на них; 2) документ із таким типом тексту.

Анотація –стислий виклад змісту книги, статті, звіту тощо.

Архів (лат. archiv від гр. аrxeiov – урядовий будинок) – організація або її структурний підрозділ, що здійснюють прийняття для зберігання і зберігання документів із метою використання ретроспективної документальної інформації.

Архівна довідка – офіційний документ архіву, що містить відомості з архівних документів, стосовні предмета запиту, із зазначенням адреси документів.

Архівна копія – офіційний документ архіву, що відтворює текст архівного документа або зображення архівного графічного документа із зазначенням їх адреси (справа, том, місце знаходження документа).

Архівна справа – галузь діяльності, що охоплює питання організації зберігання і використання архівних документів.

Архівний витяг – архівна копія, що відтворює частину тексту архівного письмового документа, завірена заведеним порядком.

Астерикс – друкарський набірний знак у вигляді зірочки (*),  застосовуваний для позначення посилання на джерело інформації.

Аудіовізуальний документ – документ, що містить  зображувальну і звукову інформацію.

Бланк документа (фр. blапс – білий, чистий) – стандартний аркуш паперу з частково надрукованим текстом постійної інформації і місцем для змінної інформації документа.

Бюлетень (фр. bulletin – італ. bulletino – записка, листок, буквально- документ, засвідчений печаткою) - 1) збірник офіційних актів, розпоряджень тощо; 2) виборчий бюлетень; 3) документ про стан здоров'я, про тимчасову непрацездатність; 4) біржовий огляд цін на товари, цінні папери тощо.

Виконавчий лист – письмовий документ встановленої форми і змісту, що видає суд (зобов'язує службових осіб, громадян, яких це стосується, точно і своєчасно виконати рішення суду чи іншого уповноваженого позасудового органу в передбачених законом випадках, а також сприяти судовому виконавцеві у виконанні цього рішення).

Виконавчий документ – письмовий документ встановленої форми і змісту, що видає суд, інші юрисдикційні органи для примусового виконання прийнятих рішень, ухвал, інших актів.

Виконавчий напис – напис, зроблений нотаріусом на документах, що встановлюють заборгованість, для стягнення з боржника грошових сум або  його майна.

Висновок – документ, що містить думку, висновок установи, комісії, спеціаліста щодо якогось документа чи питання.

Витяг із документа – копія документа, що відтворює його частину, засвідчену заведеним порядком.

Вихідний документ – документ, відправлений із організації.

Вихідний номер документа – реєстраційний номер документа, що ставить відправник.

Відгук – документ, що містить думку установи або спеціаліста стосовно роботи, надісланої на розгляд.

Відомість – перелік даних (відомостей), розташованих у певному порядку (платіжна відомість тощо).

Відомчий акт – письмовий документ нормативного або індивідуального характеру, що видають міністерства, інші центральні органи державної виконавчої влади в межах своєї компетенції.

Віза на документах – підпис посадової особи на документі, що свідчить про її ознайомлення з цим документом або про її згоду з його змістом.

Вказівка – правовий акт, що видає орган державного управління, переважно з питань інформаційно–методичного характеру, а також із питань, пов'язаних із організацією виконання наказів, інструкцій, інших актів цього та вищих органів управління.

Внутрішній документ – документ, створений у межах організації, установи і призначений для виконання цією організацією або установою.

Вхідний документ – документ, що надійшов до орагнізації.

Вхідний номер документа – реєстраційний номер документа, що ставить адресат.

Графік (гр. graphikos – письмовий) – 1)графічний або текстовий документ, що відображає стан або динаміку будь–якого явища; 2)план роботи з точними показниками норм і часу виконання (наприклад, графік відпусток).

Гриф секретності (фр. griffe – клеймо, штемпель) – штамп установленого зразка, обов'язковий реквізит кожного матеріального носія інформації, віднесеної до державної таємниці.

Дата документа – обовязковий реквізит документа, що вказує на час підписання, затвердження чи узгодження документа і має три складники: день місяця, місяць, рік).

Датування документа – встановлення часу створення документа, визначення часу укладання або опублікування недатованого документа на підставі його вивчення й аналізу.

Депонування документів (лат. deponere – вміщувати, здавати на зберігання, вкладати) – установлений порядок зберігання документів у довідково–інформаційному фонді.

Державне зберігання документів – постійне зберігання архівних документів, що здійснюють державні архіви, а також деякі інші організації відповідно до своєї компетенції.

Диплом (фр. Diplome, від гр. diploma – аркуш, документ, складений удвоє) – офіційний документ, що свідчить про закінчення вищого або середнього спеціального навчального закладу і присвоєння певної кваліфікації або про присвоєння вченого ступеня.

Директивний документ (фр. Directive, від лат. dirigere–спрямовувати, визначати) – документ, що містить обов'язкові для виконання вказівки вищих органів.

Діловий лист – документ, що застосовують для зв'язку, передачі інформації на відстані між двома кореспондентами, якими можуть бути як юридичні, так і фізичні особи.

Дійсний документ – документ, відомості про час і місце створення якого або про автора, які містяться в самому документі чи виявлені будь–яким шляхом, відповідають дійсності; непідробний, нефальшований.

Діловодство – діяльність, що охоплює сукупність робіт із документування установи й організацію роботи з документами.

Довідка –1)документ, що передає одна організація, установа іншій і підтверджує факти біографічного чи службового характеру; 2)документ, що містить опис (стислий чи розгорнутий) і підтвердження тих чи інших фактів і подій.

Договір – взаємна угода, що виникає внаслідок волевиявлення двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав і обов'язків.

Договірний лист – один із видів супровідного листа, що вказує на факт відправлення договору.

Документ (лат. documentum – повчальний приклад; свідчення, доказ) – засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини; таку інформацію розташовують за наперед визначеною схемою, обов’язковою для всіх укладачів.

Документ вторинний – документ, підготовлений у ході інформаційного аналізу на підставі вивчення і перероблення первинного документа (анотація, реферат тощо).

Документальна лінгвістика – наукова дисципліна (прикладна лінгвістика, прикладна стилістика), що вивчає мову й стиль службових документів для їх уніфікації і забезпечує економію витрат праці на процес укладання службових документів.

Документообіг – комплекс робіт із документами, укладеними чи отриманими установою або організацією: прийняття, розподіл, реєстрація, контроль за виконанням, формування справ, зберігання й використання документації, рух документованої інформації між інстанціями.

Документування – сукупність процесів для утворення всіх видів документації, що відображають діяльність установи, організації або підприємства.

Доповідна записка – документ, адресований керівникові  установи, що інформує керівника про якийсь не відомий йому факт, подію тощо (у зв’язку з означеним можливі і деякі пропозиції).

Доповідь – документ, у якому викладено суть, висновки, пропозиції щодо конкретної теми (доповідь призначено для усного викладу й обговорення).

Доручення – документ, що  уповноважує його пред'явника  виконувати визначені дії від імені довірителя.

Досьє (фр. dossier, спочатку – пачка паперів із етикеткою на зворотному боці) - 1)сукупність документів, матеріалів, що стосуються певного питання, справи, особи; 2)тека, в якій містяться матеріали, що стосуються певного питання, справи, особи.

Дублікат (від лат. duplicatus – подвоєний) – примірник документа, укладений і виданий замість втраченого оригіналу, який має однакову юридичну силу з оригіналом і обов’язкову позначку ДУБЛІКАТ.

Експертиза цінності документів (фр. Expertise, від лат. expertus – досвідчений, випробуваний) – визначення цінності документів із метою відбору їх для державного зберігання або для встановлення строків їх зберігання.

Журнал (фр. journal — газета) – документ, що укладається за певною формою і містить систематичні записи відомостей, подій, операцій, рішень тощо.

Заголовок документа – реквізит документа, у якому стисло викладено основний зміст документа (якщо заголовок відповідає на питання “про що”, то повинен починатися словом “про”).

Закон – правовий акт вищого органу державної влади, що регулює найважливіші суспільні відносини, має вищу юридичну силу та виданий заведеним порядком.

Запис – процес фіксування інформації в документі або будь-якому запам'ятовуючому пристрої.

Записка – стислий виклад питання або пояснення змісту документа, факту, події (наприклад, службова записка, доповідна записка, пояснювальна записка тощо).

Заява – документ, що містить прохання або пропозицію особи (осіб) до установи чи посадової особи (наприклад, заява про прийняття на роботу, про надання відпустки тощо).

Зведення – документ, що є  узагальненням відомостей із одного питання (наприклад, зведення пропозицій, зауважень, вимог тощо) і укладається на вимогу вищих органів або посадової особи.

Звіт – документ, що містить відомості про виконану роботу (план, завдання, підготовка і проведення заходів,  доручень).

Індекс реєстраційний документа (лат. index – покажчик, список, перелік) – реквізит документа, що складається з його порядкового номера (можливе його доповнення індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо).

Індекс справи – порядковий номер справи за номенклатурою й умовне позначення структурної частини установи, організації, що проставляють на титулі справи.

Ініціативний документ (фр. initiative, від лат. initium – початок) – документ, що став початком розгляду певного питання.

Інструкція (лат. instructio – введення, настанова; побудова, спорудження) – правовий акт, що видає або затверджує орган державного управління для встановлення певних правил, які регулюють організаційні, науково-технічні, фінансові, технологічні, інші спеціальні види діяльності установ, організацій, підприємств, їх підрозділів і служб, посадових осіб, громадян (наприклад, інструкція з діловодства).

Інтерпретація документа (лат. interpretatio — роз'яснення, тлумачення) – неавторове тлумачення змісту документа.

Інформація письмова (лат. informatio – уявлення, роз'яснення) – відомості та повідомлення, висловлені за допомогою знаків письма.

Картотека особового складу – каталог документальних матеріалів, що у систематизованому вигляді містить відомості про трудовий стаж, освіту, зарплату, службу в армії, соціальний стан, інші дані про окремих осіб.

Каталог документів – архівний довідник, що є систематизованим описом змісту документів.

Класифікаційний індекс – умовне позначення (цифрове, літерне, змішане), шо присвоюють класифікаційним поділам схеми класифікації і проставляють на документах і справах.

Ключові слова – слова,  необхідні і достатні для відтворення основного змісту документа.

Кодекс (лат. codex – книга) – єдиний законодавчий акт, у якому систематизовано норм окремої галузі права (наприклад, цивільного, кримінального) чи законодавства.

Консервація документа – захист документа від руйнівної дії зовнішнього середовища.

Конституція (лат. constitutio – устрій) – основний закон, єдиний нормативний акт найвищої сили чи кілька таких актів, які регламентують засади функціонування політичної системи суспільства, установлюють засади державного ладу, порядок формування, організації і діяльності ключових ланок державного механізму, визначають принципи територіальної організації держави, закріплюють основи правового статусу фізичної особи, її взаємовідносин із державою.

Контракт (лат. contractus – договір) – письмовий договір сторін про встановлення, зміну чи припинення правовідносин.

Копія документа (лат. соріа – численність) – документ, що відтворює інформацію оригіналу й усі його зовнішні ознаки або їх частину і засвідчується заведеним порядком (рівнозначна з оригіналом).

Копія нотаріальна – копія документа або витяг із нього, тотожність якої із оригіналом засвідчила  нотаріальна контора.

Кореспондент – установа або окрема особа, з якими ведеться листування.

Легенда (лат. legenda – те, що має бути прочитане) – 1)пояснювальний текст, що додається до карти, схеми й інших матеріалів і містить узагальнення й висновки; 2)пояснення умовних способів зображення на картах, діаграмах, схемах тощо; 3)відомості про виданий документ, що містять пошукові дані, вказівку на справжність, спосіб відтворення, зовнішні особливості, попередні видання документа.

Лист – узагальнена назва різних за змістом службових документів, що є засобом спілкування між установами, організаціями, приватними особами, повідомлення й оповіщення про що-небудь.

Лист гарантійний – лист, що виражає гарантію, забезпечує виконання викладених у ньому обов'язків і адресовано організації чи окремій особі.

Лист–запрошення – лист, що  адресовано конкретній особі чи декільком особам і є підставою для їх участі у запланованих заходах.

Лист інформаційний – лист, що своєчасно інформує іншу установу, організацію чи зацікавлену особу про факти, які здійснилися, або про заплановані заходи.

Лист–нагадування – лист, що містить  повторну інформацію про будь-який факт  (такий лист  подібний до телеграми).

Лист–підтвердження – лист, що підтверджує факт відправлення документів, а також розмову, яка відбулася раніше.

Лист–повідомлення – лист, в якому щось повідомляється або стверджується (лист–повідомлення є відповіддю на запит і починається словами: Повідомляємо”, “Подаємо до Вашої уваги.

Лист претензійний – лист, у якому оформлено обґрунтування вимог однієї організації до іншої,  стосовних порушення договірних зобов'язань.

Лист–прохання – лист, що висловлює прохання про виконання будь-якої дії, отримання документації чи матеріальних цінностей.

Лист супровідний – лист, що містить стисле повідомлення про документ, який надсилається (починається словами: Надсилаємо”, “Повертаємо”).

Ліміт – документ, в якому визначено граничний розмір асигнувань, грошових коштів, відпускання матеріалів і т. ін. з державних фондів.

Макет документа – попередня чи остаточна схема розміщення інформації на документі.

Маркування – 1)процес позначення індексів технічних документів або товарів; 2)такі індекси.

Наказ основний розпорядчий документ, що видає керівник підприємства, установи, організації на основі єдинона­чальності і містить індивідуальні приписи або правові нор­ми з питань внутрішньо-організаційної діяльності, адресовані підпорядкованим органам і працівникам.

Номенклатура (лат.nomenklatura – перелік, список імен) – сукупність назв, застосовуваних у якій-небудь галузі науки, виробництва тощо.

Номенклатура справ – систематизований перелік чи список назв справ, заведених у діловодстві установи.

Нормативи – документи, які містять показники витрат часу, матеріальних або грошових ресурсів, показники виготовлюваної продукції, що випадають на будь-яку одиницю (виріб, операцію тощо).

Нормативний документ – документ, в якому подано визначені правила, норми і т.ін.

Нотаріальне засвідчення – підтвердження нотаріальними органами наявності певних беззаперечних обставин, з якими пов'язане виникнення, зміна, припинення відповідних прав і обов'язків або обставин, що мають доказове значення.

Обсяг документообігу – кількість документів, що надійшли до організації чи укладені в ній  за відповідний період.

Огляд – документ, що укладено з метою інформування підвідомчих та інших організацій про роботу в будь-якій галузі або про діяльність групи установ  протягом визначеного періоду.

Оголошення – 1)інформація про масовий захід; 2)докукмент із такою інформацією.

Опис – юридично оформлений перелік документів.

Опис документів – виклад відомостей про склад і зміст документів в архівних довідниках і на титулах справ.

Ордер (нім. Оrder, фр.ordreпорядок, наказ) – 1)письмове розпорядження, наказ, припис, дозвіл державного органу, керівника щодо вчинення певних дій; 2)обліковий бухгалтерський документ.

Оригінал документа (фр. Original, від. лат. originalis – походження) – 1)перший примірник документа; 2)примірник документа, що є вихідним матеріалом для копіювання.

Особиста картка – документ, що служить для обліку й аналізу  руху кадрів.

Особистий документ – офіційний документ, що посвідчує особу людини або її права, обов'язки, службовий чи суспільний стан може містити і біографічні відомості).

Особливо цінний документ – документ, що має не скороминуче значення і є незамінним у разі його втрати.

Особова справа – справа, що містить документи про особу.

Офіційний документ – документ, створений організацією або посадовою особою й оформлений заведеним порядком.

Оформлення офіційного документа – процес творення документа з використанням необхідних (визначених) реквізитів.

Паспорт (фр. passeport, від passe – прохід і port – гавань, первинне значення – дозвіл на відплиття) – документ, що посвідчує особу громадянина.

Первинний документ – документ, що містить вихідну інформацію.

Перевірка стану документів – установлення відповідності фактичної наявності одиниць зберігання документів записам в обліках архіву, виявлення документів, які вимагають консервації, реставрації, дезінфекції.

Передмова – вступна частина тексту, що передує основному матеріалу документа.

Перелік – систематизоване перерахування документів чи інших предметів, об'єктів, робіт, що укладено з метою поширення на них певних норм або вимог.

Печатка – реквізит, що засвідчує документ і права осіб, які його підписали.

Письмовий документ – текстовий документ, в якому інформацію зафіксовано (записано) графічними знаками письма.

Підзаконний акт – правовий акт органу державної влади, що прийнято на основі закону з метою його виконання.

Підпис – обов’язковий реквізит документа, що засвідчує законність документа, відповідальність особи за його зміст і наслідки дії.

План  – документ, в якому викладено точний перелік робіт або заходів, призначених до виконання, їх послідовність, обсяг, тимчасові координати, керівників і конкретних виконавців, терміни проведення (плани можуть бути перспективні, розраховані на декілька років, річні, квартальні, місячні, тижневі тощо).

Повідомлення – документ, що інформує про майбутні заходи (наприклад, засідання, збори, конференція) і пропонує взяти в них участь.

Повістка   документ-письмове офіційне повідомлення про виклик на засідання суду з розгляду цивільної чи кримінальної справи, про виклик до слідчого чи прокурора в кримінальній справі.

Подання – документ, що містить пропозиції про призначення, переміщення або заохочення особового складу, а також рекомендації щодо визначених дій і заходів із питань діяльності установ.

Позначка – напис або знак на документі, що свідчать про ставлення до документа особи, що знайомиться з ним, або про рух документа в діловодстві (наприклад, резолюція, позначка про виконання, про контроль тощо).

Положення – нормативний акт, що визначає порядок створення, права, обов'язки й організацію роботи установи, структурних підрозділів на тривалий час.

Посвідчення – офіційний документ, що видає компетентний державний орган або службова особа для засвідчення особи його власника, місця роботи й посади (службове посвідчення), факту відрядження працівника в службових справах до іншої місцевості (посвідчення про відрядження).

Посвідчення особи – загальна назва деяких офіційних юридичних документів встановленого зразка, що засвідчують особу власника (його ознаки, належність до певної спільноти і т.ін.). До таких документів належать: паспорт, службове посвідчення, квиток студента тощо). 

Постанова – нормативний акт, що приймають вищі й деякі центральні органи колегіального управління для розв'язання найбільш важливих і принципових питань, встановлення стабільних норм, правил поведінки.

Постійний реквізит документа – реквізит документа, обов’язково застосовуваний під час виготовлення бланка документа.

Пошукові реквізити документа – відомості про місце зберігання документа: архівний шифр і посилання на номер аркуша (або сторінки) документа.

Пояснювальна записка – 1)документ особистого характеру, в якому автор пояснює певні дії, факти, вчинки (найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи, доручення тощо); 2)документ,  який пояснює зміст окремих положень основного документа (наприклад, плану, звіту, проекту);

Правила – службові документи організаційного характеру, у яких викладено обов'язкові для виконання вимоги, норми, настанови, що регламентують визначений порядок дій або поведінки.

Преамбула (від лат. praeambulus – той, що передує) – вступна частина законодавчого акта, міжнародного договору, декларації тощо, в якій викладено обставини, що є підставою для його видання або укладення.

Предметний каталог – каталог документальних матеріалів, що містить відомості про предмети, факти, події, географічні назви й осіб, згаданих у документах (розташовано в алфавітному порядку).

Предметний покажчик – покажчик основних предметних (або тематичних) позначень, розташованих в алфавітному порядку.

Припис – документ, в якому визначено повноваження підлеглого, надані йому для виконання службових обов’язків чи конкретного доручення.

Програма (гр. programme – розпорядження, оголошення) – документ, в якому викладено основні напрями роботи установи чи підприємства на певний період  або етап і строки їх здійснення.

Проект документа (лат. projectus – кинутий уперед) – попередній текст документа, призначений для розгляду.

Пропозиція – різновид доповідної записки, у якому є перелік конкретних пропозицій із певного питання.

Протокол (гр. protokollon, від protos – перший і kottao – приклеюю) -1)документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, засіданнях, нарадах, судовому процесі, конференціях колегіальних органів; 2) один із видів процесуально-правових актів.

Рапорт (від фр. rapport – повідомляти) – письмове звернення працівника до вищої посадової особи з викладом питань службового чи особистого характеру і проханням у зв’язку з цим.

Реєстр (польс. rejestr) – перелік, що застосовують у бухгалтерському обліку чи діловодстві.

Реєстраційна картка – картка, призначена для обліку документів у діловодстві установи.

Реєстраційний номер документа – порядковий номер документа, що присвоюють вхідному чи вихідному документу під час його реєстрації (може бути  частиною індексу чи замінювати його.

Реєстрація документів – запис в облікових формах (журналах, картках тощо) стислих відомостей про документ і проставлення на документі індексу й дати реєстрації.

Резолюція (лат. resoluutio – рішення, дозвіл, доручення) – 1)висновок, стислий виклад рішення посадової особи на діловому папері; 2)рішення, прийняте зборами, з'їздом, конференцією тощо з обговорюваного питання.

Реквізит документа (лат. requisitum – необхідно) – обов'язковий складник офіційного документа, відсутність якого позбавляє документ юридичної сили (наприклад, назва, дата, підпис, печатка і т. ін.); кожен документ має йому властивий набір реквізитів і порядок їх розташування.

Репродукція документа – факсимільна копія документа, виконана поліграфічними й іншими технічними засобами, в якій зберігаються лінійні співвідношення і тональність оригіналу.

Реферат (нім. Referat, від лат. referre – доповідати) – стислий письмовий виклад основних положень наукової статті, праці.

Рецензія – критичний відгук про художній твір, наукову працю тощо.

Рішення – підзаконний правовий акт (вирок суду, постанова).

Розклад – оголошення про час, місце та послідовність здійснення чого-небудь.

Розмноження документів – процес відтворення документів через різні способи разового й тиражного копіювання.

Розписка – документ, в якому автор підтверджує передачу й одержання речей, коштовностей,  здійснення тих чи інших дій.

Розпорядження – правовий акт, що видає одноосібно керівник організації, установи, а також керівник колегіального органу державного управління для виконання оперативних завдань.

Рукопис – документ, написаний від руки; авторський рукопис.

Свідоцтво – офіційний документ, що засвідчує той чи інший факт і має юридичне значення (наприклад, свідоцтво про народження, свідоцтво про закінчення навчального закладу, свідоцтво про укладення шлюбу, свідоцтво про винахід).

Сертифікат (лат. certifico– посвідчую) – 1)у господарському праві – документ, що посвідчує якість продукції, а в необхідних випадках – строк її придатності та можливого транспортування; 2)один із видів позикового фінансового зобов'язання органів держави; 3)назва білетів особливого виду державних позик.

Скарга потерпілого – заява особи, якій заподіяно моральну, фізичну, майнову шкоду чи порушено її права і законні інтереси.

Скарги громадян – звернення в державні органи та громадські організації у зв’язку з порушенням прав і законних інтересів громадян для усунення таких порушень.

Службова записка – документ про виконання роботи, що надсилає посадова особа іншій посадовій особі (як правило, керівникові).

Список – документ, що містить перелік осіб або предметів у певному порядку, укладений для інформації чи реєстрації.

Справа – документ або сукупність документів, що стосуються одного питання або ділянки роботи.

Стандарт (англ. standard – норма, зразок) – нормативно-технічний документ, в якому визначено єдині норми і вимоги до документів, до груп однорідної продукції (до конкретної продукції) тощо, які  обов'язкові для застосування в будь-якій галузі народного господарства.

Статут (лат. statuo– постановляю, вирішую) – 1)зведення правил, що регламентують організацію і порядок діяльності певної галузі державного управління; 2)зведення правил, що визначають завдання, структуру, функції  державної установи, громадської організації та регулюють порядок їх діяльності; 3)зведення положень і правил, що визначають основи бойової діяльності військ, права й обов'язки військовослужбовців, загальний порядок служби в армії і на флоті; 4)зведення правил, що встановлюють структуру, порядок утворення й діяльності деяких міжнародних організацій; 5)положення про нагороди, у якому визначено порядок нагородження тощо.

Стенограма – дослівний запис виступів, реплік, запитань і відповідей у ході певної наради, зборів, конференцій тощо методом стенографії або звукозапису, який потім розшифровують і друкують.

Страхова копія документа – копія особливо цінного документа, виготовлена на випадок його втрати або пошкодження.

Страховий фонд копій документів – сукупність страхових копій документів.

Табель – документ, в якому є перелік показників, складений у певному порядку.

Таблиця – 1) тип тексту документа, у якому інформацію подано в цифровій чи словесній формі і викладено в рубриках вертикальних і горизонтальних площин; 2) документ із таким текстом.

Табуляграма (лат. tabula – таблиця) – документ у вигляді зведення, відомості, таблиці, укладений табулятором на основі автоматичного сприйняття даних із перфокарт, перфострічок і т.ін.

Тезаурус (гр. thesauros – скарб) – словник-довідник, в якому перераховано всі лексичні одиниці інформаційно-пошукової мови (дескриптори) із їх зв'язками, а також синонімічні дескриптори та ключові слова й словосполучення природної мови.

Тези - стислий виклад основних думок тексту документа чи виступу.

Телеграма – узагальнена назва різних за складом службових документів, переданих телеграфом.

Телекс – телеграма, яку посилають телетайпом.

Телетайпограма – загальна назва різних за складом документів, переданих телетайпом.

Телефонограма – узагальнена назва різних за складом документів, що передають телефоном і записує адресат.

Технічна документація – узагальнена назва документів, що відображає результат будівельного і технічного проектування, конструювання, інженерних досліджень, інших робіт стосовно будинків, споруд і виготовлення виробів промислового виробництва.

Технологічна документація – узагальнена назва документів (креслення, специфікації, карти, інструкції тощо), що призначено для опису й графічного оформлення технологічних процесів.

Типовий документ – 1) документ, що відображає однорідні питання й укладають за визначеними зразками; 2) нормативний чи розпорядчий документ, що визначає порядок роботи установ або окремих сторін їх діяльності, є зразком для укладання однойменних документів установами з урахуванням специфіки їх діяльності; 3) документ, створений в установі під час виконання функцій, властивих більшості установ, незалежно від їх відомчої належності.

Трафарет (італ. traforetto — протоколювання) –тип уніфікованого тексту, що містить постійну інформацію і пропуски, призначені для подальшого заповнення їх змінною інформацією.

Трудова книжка – документ, що містить інформацію про роботу (стаж) особи (час вступу і звільнення, причини переходу на інше місце і т.ін.).

Указ – акт, що видає чи затверджує найвищий орган влади або Президент  держави.

Унікальний документ – документ особливої цінності, що не має аналогів за змістом і оформленням.

Ухвала - 1) нормативний акт, що приймає місцевий орган виконавчої влади в колегіальному порядку для вирішення найбільш важливих питань його компетенції; 2) спільні акти, що видає декілька неоднорідних органів – колегіальні й такі, що діють на основі єдиноначальності, а також державні органи, громадські організації тощо.

Факс – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що за допомогою телекомунікаційного зв'язку та принтера безпосередньо надходять до організації, установи, підприємства.

Факсиміле - 1) кліше–печатка для відтворення власноручного підпису;

2) точне відтворення графічного оригіналу (твору, підпису, почерку) фотографічним способом або печаткою.

Фальсифікація (від nanfalsus – неправдивий і tafacio – роблю) – підроблення, зміна вигляду або властивостей предмета і надання йому такого зовнішнього вигляду, який не відповідає його справжній суті. Підроблення документів у кримінальному праві – підроблення справжніх або укладання фальшивих документів.

Фонодокумент – документ, який містить звукову інформацію, зафіксовану будь-якою системою звукозапису.

Формування справи – віднесення документів до певної справи і систематизація документів усередині справи.

Формуляр (нім Formular, від лат. formula – форма) – сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа.

Фотодокумент — документ, створений фотографічним способом.

Характеристика – офіційний документ, в якому дано оцінку ділових і моральних якостей працівника і висновки у зв’язку з цим.

Циркулярний лист (нім. Zirkular – круговий) - 1) письмове розпорядження директивного характеру, що його надсилає вищий орган і видає як додаток і роз'яснення до раніше випущеного документа (розсилається певному колу підвідомчих підприємств, установ); 2) лист, надісланий з одного джерела на декілька адрес.

Цінний документ – документ, який має політичне, народногосподарське, наукове, соціально-культурне значення.

Штатний розпис – перелік посад в установах, організаціях із зазначенням їх кількості та розмірів посадових окладів.

Юридична особа – установа, організація чи підприємство, що виступають як самостійні носії цивільних прав і обов'язків.

 

 

 

 



* Далі  – Інструкція.

**  Далі – органи (орган) внутрішніх справ.

***  Електронний документ – документ, інформацію в якому подано в електронній формі, що включає необхідні реквізити, у тому числі електронний цифровий підпис. Формат і структура даних електронного документа, його обов'язкові реквізити, а також візуальна форма його подання визначаються законодавством.

* ЄДРПОУ – Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України (введення до ЄДРПОУ здійснює Державний комітет статистики України).

** Кегль –  розмір літер у друкарській системі мір (у пунктах).

* Коли в тексті зустрічається поряд кілька іменників чоловічого роду у формі давального відмінка однини, то для уникнення одноманітних відмінкових закінчень слід чергувати закінчення -ові, -еві (-єві) з   (-ю): заступнику Міністра генерал-лейтенантові міліції  Петренку О.І., Генеральному прокуророві України державному раднику юстиції України Пшонці В.П., ректору  професорові Бондаренку Ю.П.

* У межах України застосовувати не рекомендовано.

При використанні матеріалу гіперпосилання на mvs.gov.ua обов`язкове
версія для друку
повернутись